ACPP refuerza su gestión digital con nuevas herramientas de CRM y planificación

La implementación de funcionalidades avanzadas en NexoONG, el sistema de gestión integral de la organización, permite centralizar información de contactos y mejorar el seguimiento de proyectos y oportunidades de financiación.

¿Cuántas veces hemos buscado el contacto de un financiador entre correos, hojas de cálculo y carpetas compartidas? ¿O hemos dedicado horas a evaluar convocatorias sin una herramienta que nos ayude a priorizar? Estas situaciones, familiares para muchas organizaciones del tercer sector, son precisamente las que ACPP ha querido resolver con las nuevas funcionalidades incorporadas a NexoONG.

NexoONG es el sistema de gestión integral que ACPP utiliza desde hace más de cinco años para administrar proyectos, recursos humanos y economía. Un ERP —sistema de planificación de recursos— diseñado específicamente para las necesidades de las organizaciones de cooperación y economía social, donde los flujos de trabajo difieren sustancialmente de los de una empresa convencional.

Un CRM adaptado al tercer sector

El primer bloque de mejoras se centra en la gestión de relaciones. El nuevo módulo permite gestionar de forma unificada todos los contactos de la organización —proveedores, contrapartes, entidades financiadoras, personal— con una tipología específica adaptada a nuestra realidad.

Pero lo más útil no es solo tener los contactos en un lugar, sino poder ver las conexiones. Desde la ficha de cualquier contacto podemos consultar en qué proyectos ha participado, qué gastos tiene asociados, cuál ha sido el histórico de la relación. Esta trazabilidad, que puede parecer un detalle técnico, marca la diferencia cuando hay que preparar una propuesta o rendir cuentas ante un financiador.

Herramientas para anticiparse

El segundo bloque aborda algo que todas las organizaciones del sector conocemos bien: la búsqueda y evaluación de convocatorias de financiación. Hemos incorporado un sistema de calificación que permite registrar oportunidades y evaluarlas según criterios configurables —alineación con nuestra misión, capacidad de ejecución, plazos, importes—.

A esto se suman dashboards de ejecución presupuestaria que muestran el estado de cada proyecto en tiempo real: presupuesto aprobado, ejecutado y pendiente, desglosado por partidas. Semáforos visuales que permiten identificar de un vistazo qué proyectos requieren atención. Herramientas que transforman el seguimiento de reactivo a proactivo.

Aprendizajes para el ecosistema

Este desarrollo ha sido posible gracias a la subvención Enfortim l’ESS 2024 del Ayuntamiento de Barcelona, en el marco de la Estrategia #ESSBCN2030. Una financiación que ha permitido acelerar mejoras que estaban en nuestra hoja de ruta pero carecían de recursos específicos.

Más allá del beneficio directo para ACPP, los aprendizajes de este proyecto alimentan el desarrollo del ERP Cuántico, una iniciativa paralela basada en código abierto (Odoo Community) que estamos impulsando con vocación de servir a otras organizaciones de la economía social y solidaria. Las especificaciones funcionales, los flujos de trabajo validados, las soluciones a problemas comunes del sector: todo ese conocimiento se está transfiriendo a una herramienta que podrá ser adoptada por otras entidades.

Digitalización con propósito

La digitalización en el tercer sector no va de tener la última tecnología. Va de resolver problemas reales con herramientas adaptadas a nuestra forma de trabajar. De liberar tiempo de tareas administrativas para dedicarlo a lo que importa. De gestionar mejor para poder hacer más con los mismos recursos.

Las nuevas funcionalidades de NexoONG son un paso en esa dirección. No el último —el sistema de calificación de convocatorias aún requiere consolidación, y hay funcionalidades pendientes—, pero sí un paso significativo que ya está integrado en nuestra operativa diaria.

Para las organizaciones del tercer sector que estén explorando su propia transformación digital, nuestra experiencia confirma algo que el Plan de digitalización de la ESS de Barcelona viene señalando: las soluciones genéricas del mercado rara vez encajan con nuestras necesidades. Merece la pena invertir en herramientas específicas, aunque el camino sea más largo.

Este proyecto ha sido financiado por el Ayuntamiento de Barcelona a través de la convocatoria Enfortim l’ESS 2024, en el marco de la Estrategia #ESSBCN2030 para el fortalecimiento de la economía social y solidaria.